Sáng kiến kinh nghiệm Nâng cao hiệu quả công tác văn thư bằng hệ thống phần mềm quản lý & tra cứu công văn

ông tác nghiệp vụ tại phòng nghiệp vụ văn thư. Đảm bảo bảo tốt việc bảo quản văn bản, lưu trữ tài liệu, phục phụ cho công tác tra cứu, tìm kiếm được nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Thực hiện đúng chủ trương của Bộ Giáo dục và Đào tạo về “Ứng dụng CNTT trong Giáo dục và Đào tạo”.
Ý nghĩa của việc ứng dụng phần mềm
Thu thập và xử lý thông tin là việc làm thường xuyên đối với các trường học nói chung và các trường THPT nói riêng, hiệu trưởng trường học muốn quản lý tốt các hoạt động của nhà trường một cách kịp thời đòi hỏi phải có thông tin chính xác, phải đảm bảo được tính thực tiễn một cách toàn diện. Do đó công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ phải được coi trọng.
Trong công tác quản lý nhà trường, công tác văn thư hành chính giữ một vai trò hết sức quan trọng, là điều kiện không thể thiếu nhằm giúp cho hiệu trưởng thu thập, xử lý thông tin một cách đầy đủ, chính xác, đưa ra quyết định quản lý có hiệu quả, góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ của nhà trường.
Rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp, khoa học, nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên văn thư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, đơn vị.
Nhận định chung về áp dụng và khả năng vận dụng
Đề tài sẽ cung cấp những giải pháp cơ bản, hợp lý, đầy tính thực tiễn có thể giới thiệu cho tất cả những nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan hành chính sự nghiệp, đặc biệt là nhân viên văn thư lưu trữ trong các trường học tham khảo và thực hiện linh hoạt, sáng tạo tùy theo tình hình cụ thể của đơn vị mình để đạt hiệu quả cao nhất.
Triển khai ứng dụng thực tế tại trường THPT Phước Vĩnh, huyện Phú
Giáo, tỉnh Bình Dương.
Hướng phát triển
Xây dựng mở rộng chương trình Quản lý công văn cho tất cảc các trường
học (Mầm non, THCS, TTGDTX) trên địa bàn tỉnh Bình Dương.
Ý kiến đề xuất cho phần mềm
Hiện nay, Chính phủ điện tử được coi là một giải pháp của cải cách hành chính nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả, tính minh bạch trong hoạt động quản lý nhà nước.
Việc thực hiện chính phủ điện tử đã và sẽ ảnh hưởng đến rất nhiều lĩnh vực liên quan đến quản lý nhà nước, trong đó có công tác văn thư. Nhận thức rõ những tác động của việc thực hiện chính phủ điện tử tới công tác văn thư trước yêu cầu của chính phủ điện tử là việc làm cần thiết. Với những lý do
trên, để đáp ứng yêu cầu của giai đoạn hội nhập, bản thân kiến nghị một số
giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác văn thư.
Về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư: hoàn thiện mô hình quản lý công tác văn thư trong giai đoạn hội nhập quốc tế, xây dựng và ban hành đồng bộ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, hành chính văn phòng; đặc biệt là xây dựng và hoàn thiện hệ thống thuật ngữ văn thư, làm cơ sở xây dựng các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng cho hoạt động văn thư của các cơ quan; Ở đây, xem xét đến mô hình tổ chức công tác văn thư hiện nay, có thể nói là chưa đáp ứng được yêu cầu của thời kỳ hội nhập quốc tế, của thời kỳ phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ, việc cần làm là hoàn thiện mô hình tổ chức công tác văn thư cho phù hợp trong Chính phủ điện tử hiện nay. Đồng thời, nâng cao nhận thức của cán bộ lãnh đạo cũng như cán bộ thừa hành và xây dựng cơ chế trách nhiệm rõ ràng. Mô hình tổ chức văn thư này cần phải tính đến hoạt động của nó trong môi trường điện tử, cách lập hồ sơ ra sao, sao lưu dữ liệu thế nào, rồi vấn đề độ tin cậy của tài liệu điện tử được sản sinh ra ngày một nhiều.
Trên cơ sở phân tích, đánh giá và khắc phục những hạn chế của hệ thống quản lý hành chính và hệ thống quản lý các quy trình nghiệp vụ ở cơ quan nhà nước, cần triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000 trong công tác văn thư. Đây thực chất là một trong những hình thức rà soát thủ tục hành chính nhằm xây dựng một quy trình xử lý công việc khoa học, hợp lý, một phương pháp làm việc khoa học, xác định rõ việc (làm gì); rõ người (ai làm); và rõ cách làm (theo trình tự nào, theo quy định nào, theo biểu mẫu nào); đảm bảo các cơ sở, căn cứ pháp lý để người lãnh đạo có thể kiểm soát được quá trình giải quyết công việc nội bộ cơ quan. Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng sẽ không ngừng nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác văn thư, khắc phục được tồn tại phổ biến lâu nay của cơ quan
hành chính nhà nước là làm theo thói quen, kinh nghiệm, tuỳ tiện. Đây cũng là một hoạt động có ý nghĩa thiết thực trong quá trình hội nhập quốc tế hiện nay.
Trong thời điểm hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư hầu như mới chỉ dừng ở việc đánh máy, in văn bản (thay máy chữ trước kia) và đăng ký văn bản đi, đến (thay cách đăng ký bằng sổ). Việc quản lý và xử lý văn bản qua mạng máy tính còn chưa được triển khai triệt để. Các khâu nghiệp vụ cụ thể trong công tác văn thư như soạn thảo và xử lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành, theo dõi giải quyết văn bản được coi là một quy trình cần được chấn chỉnh. Trong khi đó, mọi khâu trong quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư đều có thể nhờ sự trợ giúp của công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức và đặc biệt là hạn chế tệ quan liêu giấy tờ. Điều này hoàn toàn phù hợp với việc thực hiện mục tiêu của Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001- 2010.
Đào tạo cán bộ, công chức nói chung và cán bộ, công chức làm công tác văn thư nói riêng. Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP, công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản và quản lý, sử dụng con dấu. Người thực hiện công tác văn thư là tất cả những người làm các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ chứ không chỉ có cán bộ văn thư chuyên trách. Như vậy, muốn nâng cao chất lượng công tác văn thư phục vụ công cuộc cải cách hành chính nói chung, thực hiện cơ chế “một cửa” nói riêng thì việc tất yếu phải làm là trang bị cho đội ngũ cán bộ, công chức những kiến thức cơ bản về công tác văn thư. Cán bộ văn thư chuyên trách cần được trang bị thêm những kiến thức bổ trợ trong chương trình đào tạo như kiến thức về nhà nước, về hệ thống hành chính, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, tin học ứng dụng, v.v
Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúng tiêu chuẩn phục vụ công tác văn thư, cải thiện môi trường làm việc cho cán bộ làm công tác văn thư, tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu quả cho công tác văn thư đáp ứng được yêu cầu của quá trình hội nhập.
Trên đây là một số biện pháp và những công việc đã thực hiện để nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ, đề tài được kiểm chứng và đúc kết từ thực tiễn, đạt được kết quả tốt đẹp đã góp phần phát triển toàn diện nhà trường. Rất mong được sự góp ý của Hội đồng khoa học trường và sự chia sẽ đóng góp của đồng nghiệp.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Công ty cổ phần đầu tư & Công nghệ AG, Version 5.0, Giải pháp xây dựng chương trình quản lý công văn trong doanh nghiệp.
Số: 139/VTLTNN-TTTH, Hướng dẫn quản lý văn bản đến, văn bản đi trong môi trường mạng.
Trương Đình Hoàng, Một số giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản nghiệp vụ văn thư lưu trữ ở trường CĐSP Quảng Trị.
Trần Văn Hoàng – Nguyễn Văn Tỵ dịch, Văn bản hóa các hoạt động
quản lý.
Nguyễn Thị Thu Thảo, Công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học.
Hoàng Thị Loan – Nhà xuất bản thống kê, Mẫu soạn thảo văn bản: Dùng cho cán bộ lãnh đạo quản lý và công chức văn phòng.
Các trang Web của bộ GD & ĐT, Bộ Nội vụ, Sở GD & ĐT Bình Dương.
PHỤ LỤC GIỚI THIỆU VỀ PHẦN MỀM
Cài đặt phần mềm
Phần mềm được xây dựng trên ngôn ngữ Microsoft Vissual Basic 2008, kết hợp với cơ sở dữ liệu Access.
Do phần mềm đang trong giai đoạn dùng thử nên phần mềm chưa được đóng gói hoàn chỉnh.
Để sử dụng được phần mềm máy tính cần phải được cài đặt những phần
mềm hỗ trợ kèm theo:
Sao chép toàn bộ thư mục QLCV vào ỗ đĩa D. Do CSDL phải được lưu trữ lại.
Máy tính phải được cài đặt ứng dụng văn phòng Microsoft Office.
Cài đặt bộ công cụ Microsoft Net Framework 3.5 trở lên. Nếu máy tính chưa được cài đặt, vào thư mục QLCV và nháy đúp vào tập tin dotNetFx40_Client_setup.exe . Chờ đợi trong giây lát chương trình cài đặt sẽ được tiến hành.
Sau khi bộ phụ trợ cài đặt hoàn tất. Bạn nháy đúp vào tập tin QLCV.exe
để tiến hành chạy chương trình.
Màn hình đăng nhập
Để đăng nhập vào phần mềm bạn phải có tài khoản đăng nhập. Nếu chưa
có tài khoản thì bạn có thể tiến hành đăng ký theo hướng dẫn trên màn hình.
Tên tài khoản chính là mã nhân viên của bạn. Liên hệ bộ phận quản trị để nhận mã nhân viên. Sau khi đăng ký hoàn tất, vui lòng tắt ứng dụng và khởi động lại ứng dụng để phần mềm được hoạt động tốt hơn.
Ở đây chúng tôi cung cấp cho bạn 2 tài khoản dùng thử như sau:
Ti056 (Pass: 123456): Tài khoản thường.
Admin (Pass: 12345678): Tài khoản quản trị.
Đăng nhập thành công, bạn có thể sử dụng một trong hai phân hệ sau:
Phân hệ ứng dụng và phân hệ quản trị.
Phân hệ ứng dụng
Xem
Để xem tổng hợp các loại danh mục công văn đến và đi, bạn hãy chọn vào mục Báo Cáo và chọn mục cần xem.
Phân hệ này chỉ cho phép người dùng xem các loại công văn theo một số
yêu cầu. Để xem nội dung một công văn nào đó bạn hãy chọn mục tìm kiếm.
Tìm kiếm thông tin
Giao diện Tìm kiếm công văn đến cho phép bạn tìm kiếm các loại công văn đến theo một số yêu cầu nào đó như: Số, ký hiệu văn bản; Loại văn bản; Người ký; Nơi ban hành
Sau khi tìm kiếm được công văn theo yêu cầu. Nhấn vào nút Xem để
xem nội dung của công văn.
Nếu không nhớ các thông tin trên bạn hãy chọn giao diện sau để nhập vào nội dung của công văn mà bạn muốn tìm. Để công văn được tìm nhanh chóng bạn vui lòng nhập đúng quy cách gõ dấu tiếng Việt.
Nhấn vào nút Tìm và vui lòng chờ đợi chương trình tìm kiếm.
Phân hệ quản trị
Thông tin nhân viên
Ngoài những tính năng dành cho dành cho phân hệ ứng dụng. Phân hệ
quản trị còn có một số tính năng sau.
Giao diện dùng để quản lý nhân viên, thao tác trên giao diện theo như
minh hoạ và yêu cầu của phần mềm.
Quản lý danh mục loại công văn
Giao diện quản lý thông tin các loại công văn, bạn có thể thêm bớt các
loại công văn cho phù hợp với đơn vị mình.
Nhập hồ sơ công văn
Công văn đến
Giao diện cho phép quản lý các loại công văn đến, lưu ý nên nhập tập tin đính kèm (nếu có). Tập tin đính kèm phải được lưu trong thư mục CVDen để giúp cho việc quản lý được tốt hơn.
Công văn đi
Giao diện cho phép quản lý các loại công văn đi, lưu ý nên nhập tập tin đính kèm (nếu có). Tập tin đính kèm phải được lưu trong thư mục CVDi để giúp cho việc quản lý được tốt hơn.
Quản lý
Quản lý công văn đến
Giao diện cho phép quản lý việc thực hiện công văn đến của đơn vị được
kịp thời và nhanh chóng.
Quản lý tài khoản nhân viên
Giao diện cho phép quản lý các tài khoản của nhân viên trong cơ quan.
Báo cáo
Vào cuối mỗi học kỳ hay năm học, khi cần tiến hành lập báo cáo thống kê những loại văn bản đến và đi theo một tiêu chí nào đó thì giao diện Báo Cáo sẽ giúp cho cán bộ văn thư thực hiện công việc thống kê, tổng hợp,  được dễ dàng hơn.
Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ việc thống kê, báo cáo công văn theo một số tiêu chí khác như: Loại văn bản, Nơi ban hành,
NHẬN XÉT CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM SÁNG KIẾN
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................